Secretaría Personal y del Rectorado · UGR
Cuánto sabe tu asistente
Aprendiz
Preguntale lo que le preguntarías a alguien que te reemplaza mañana. Si lo sabe, te muestra de qué ficha lo sacó. Si no lo sabe, te lo dice — y ahí es donde se lo enseñás.
Esta solapa es la prueba, no el trabajo. Cada pregunta que no puede responder es una ficha que te falta cargar. Probá a propósito con cosas que sabés que todavía no le enseñaste: que diga “no sé” es la respuesta correcta.
Siempre te dice de qué ficha sacó el dato. Si está viejo, abrís esa ficha, la corregís, y desde ese momento responde distinto.
Cada ficha es una cosa que el asistente pasa a saber para siempre. Cortita y concreta funciona mejor que larga: si tenés dos cosas para contar, hacé dos fichas.
El asistente no lee todo el fichero cada vez: busca las pocas fichas que hablan de lo que le preguntaron. Por eso una ficha que mezcla tres temas le confunde la búsqueda, y tres fichas separadas se la ordenan.
Si al escribirla te aparece un “y además…”, ahí termina una ficha y empieza otra.
El tipo no cambia lo que guardás, cambia las preguntas que te va a hacer el formulario. Elegí el que más se parezca y la guía de abajo se acomoda sola.
El asistente no adivina. Solo sabe lo que está en una ficha. Si algo lo tenés únicamente en la cabeza, para él no existe.
Si el acta, la nota o el listado ya están escritos, no los copies a mano. Traé el archivo y lo parto en fichas. Después revisás la lista y elegís cuáles se guardan.
Word (.docx): cada título del documento abre una ficha nueva y le da el nombre. Si no tiene títulos, corta donde vos dejaste un renglón en blanco.
Excel (.xlsx) y .csv: cada fila se convierte en una ficha. La primera fila se toma como los nombres de las columnas. Una planilla de veinte personas entra como veinte fichas, de una vez.
PDF: si tiene texto, lo saca directo. Si es un escaneo, no hay texto adentro: sacale una foto y traela como imagen.
Fotos (.jpg, .png): las mira y las transcribe. Sirve para una nota escrita a mano, un acta firmada o una tarjeta.
Si es de Google Docs o Google Sheets: primero bajalo con Archivo → Descargar → Word (.docx) o Excel (.xlsx). Es un solo clic.
Arrastrá un archivo acá
o tocá para elegirlo · Word .doc y .docx · Excel .xlsx · PDF · fotos .jpg y .png · LibreOffice .odt y .ods · .rtf · .csv · .txt
Baja el texto de esa página y lo parte en fichas, igual que un Word. El enlace queda guardado en cada ficha para volver al original.
Un renglón en blanco = una ficha nueva. Si viene todo junto, se guarda como una sola.
Todo lo que sabe, agrupado por tema. Esta lista es literalmente toda su memoria: si algo no está acá, para él no existe.
Van en orden de utilidad, no de dificultad. La primera es la que más cambia el día a día; la última es la que te vuelve imposible de reemplazar.
No hace falta cargar todo de golpe ni sentarse una tarde entera. La forma que funciona es al vuelo: sale una reunión, cargás la ficha; Javier promete algo, cargás la ficha. Dos minutos por vez.
En un mes tenés un archivo que ninguna otra secretaría de la universidad tiene.
Porque son lo único de esta lista que no está escrito en ningún otro lado. Un acta se puede reconstruir, un convenio está firmado en alguna carpeta. Lo que Javier prometió de palabra en una reunión existe solamente en tu cabeza.
El día que alguien reclame algo que se prometió hace ocho meses, o vas a tener la ficha o va a ser tu palabra contra la de ellos.
Todo se guarda solo en esta computadora, en este navegador. Nada sale a internet. Para llevarlo a otra máquina, o para dárselo al asistente de Gemini o de Claude, usá estos botones.
Copiá todas las fichas y pegalas en la sección Conocimiento de tu Gem, o en el Proyecto de Claude. Conviene rehacerlo cada tanto, cuando cargaste varias fichas nuevas.
Solo hace falta si abrís esto desde la dirección web. Se escribe una vez y queda guardado en esta computadora. Si te dice que el código es incorrecto, pedíselo a Peter.
El respaldo guarda tus fichas en un archivo. Si cambiás de computadora, o si querés mandárselo a Peter, bajás el respaldo y lo volvés a cargar del otro lado.
Borra todas tus fichas y el progreso. Las de fábrica vuelven. No se puede deshacer, así que bajá el respaldo antes.
Hecho para la Secretaría del Rectorado de la UGR · Lo personal del Rector (salud, medicamentos, impuestos, propiedades) va en el tema Personal de Javier, que queda bajo candado: no se lista ni se usa para responder hasta que lo abras a mano, y se vuelve a cerrar solo al recargar. Esta pantalla se abre delante de otra gente.
Copiar a mano
Pasa cuando la página está adentro de otra. El texto está acá abajo y ya quedó seleccionado: apretá Ctrl+C para copiarlo, y después pegalo donde lo necesites.