Secretaría Personal y del Rectorado · UGR
Un momento…
Secretaría Personal y del Rectorado · UGR
Cuánto sabe tu asistente
Aprendiz
Preguntale lo que le preguntarías a alguien que te reemplaza mañana. Si lo sabe, te muestra de qué ficha lo sacó. Si no lo sabe, te lo dice — y ahí es donde se lo enseñás.
Esta solapa es la prueba, no el trabajo. Cada pregunta que no puede responder es una ficha que te falta cargar. Probá a propósito con cosas que sabés que todavía no le enseñaste: que diga “no sé” es la respuesta correcta.
Siempre te dice de qué ficha sacó el dato. Si está viejo, abrís esa ficha, la corregís, y desde ese momento responde distinto.
¿Te lo mandaron por audio de WhatsApp? y lo escucha.
Cada ficha es una cosa que el asistente pasa a saber para siempre. Cortita y concreta funciona mejor que larga: si tenés dos cosas para contar, hacé dos fichas.
El asistente no lee todo el fichero cada vez: busca las pocas fichas que hablan de lo que le preguntaron. Por eso una ficha que mezcla tres temas le confunde la búsqueda, y tres fichas separadas se la ordenan.
Si al escribirla te aparece un “y además…”, ahí termina una ficha y empieza otra.
El tipo no cambia lo que guardás, cambia las preguntas que te va a hacer el formulario. Elegí el que más se parezca y la guía de abajo se acomoda sola.
El asistente no adivina. Solo sabe lo que está en una ficha. Si algo lo tenés únicamente en la cabeza, para él no existe.
Si el acta, la nota o el listado ya están escritos, no los copies a mano. Traé el archivo y lo parto en fichas. Después revisás la lista y elegís cuáles se guardan.
Word (.docx): cada título del documento abre una ficha nueva y le da el nombre. Si no tiene títulos, corta donde vos dejaste un renglón en blanco.
Excel (.xlsx) y .csv: cada fila se convierte en una ficha. La primera fila se toma como los nombres de las columnas. Una planilla de veinte personas entra como veinte fichas, de una vez.
PDF: si tiene texto, lo saca directo. Si es un escaneo, no hay texto adentro: sacale una foto y traela como imagen.
Fotos (.jpg, .png): las mira y las transcribe. Sirve para una nota escrita a mano, un acta firmada o una tarjeta.
Si es de Google Docs o Google Sheets: primero bajalo con Archivo → Descargar → Word (.docx) o Excel (.xlsx). Es un solo clic.
Arrastrá archivos o una carpeta acá
podés soltar varios juntos, o una carpeta entera · o tocá para elegirlos · Word .doc y .docx · Excel .xlsx · PDF · fotos .jpg y .png · LibreOffice .odt y .ods · .rtf · .csv · .txt
También podés y lee todo lo que haya adentro.
Baja el texto de esa página y lo parte en fichas, igual que un Word. El enlace queda guardado en cada ficha para volver al original.
Lee todos los documentos y planillas de Google que haya adentro y los parte en fichas de una sola vez. Hasta 25 archivos por carpeta; las subcarpetas van una por una.
La carpeta tiene que estar compartida: en Drive, Compartir → Acceso general → Cualquier persona con el enlace, como Lector. Los PDF y las fotos que haya adentro no entran por acá: esos se suben de a uno arriba.
Un renglón en blanco = una ficha nueva. Si viene todo junto, se guarda como una sola.
Todo lo que sabe, agrupado por tema. Esta lista es literalmente toda su memoria: si algo no está acá, para él no existe.
Van en orden de utilidad, no de dificultad. La primera es la que más cambia el día a día; la última es la que te vuelve imposible de reemplazar.
No hace falta cargar todo de golpe ni sentarse una tarde entera. La forma que funciona es al vuelo: sale una reunión, cargás la ficha; Javier promete algo, cargás la ficha. Dos minutos por vez.
En un mes tenés un archivo que ninguna otra secretaría de la universidad tiene.
Porque son lo único de esta lista que no está escrito en ningún otro lado. Un acta se puede reconstruir, un convenio está firmado en alguna carpeta. Lo que Javier prometió de palabra en una reunión existe solamente en tu cabeza.
El día que alguien reclame algo que se prometió hace ocho meses, o vas a tener la ficha o va a ser tu palabra contra la de ellos.
Para llevarte el fichero, guardarlo aparte o dárselo al asistente de Gemini o de Claude.
Copiá todas las fichas y pegalas en la sección Conocimiento de tu Gem, o en el Proyecto de Claude. Conviene rehacerlo cada tanto, cuando cargaste varias fichas nuevas.
Solo hace falta si abrís esto desde la dirección web. Se escribe una vez y queda guardado en esta computadora. Si te dice que el código es incorrecto, pedíselo a Peter.
El respaldo guarda tus fichas en un archivo. Si cambiás de computadora, o si querés mandárselo a Peter, bajás el respaldo y lo volvés a cargar del otro lado.
Borra todas tus fichas y el progreso. Las de fábrica vuelven. No se puede deshacer, así que bajá el respaldo antes.
Quién puede entrar al fichero y qué puede hacer cada uno. Los permisos los das y los sacás vos.
Consultar — entra, pregunta y lee las fichas. Es el mínimo: sin esto no puede hacer nada.
Cargar — puede agregar fichas, traer archivos, fotos y enlaces. No toca lo que ya está.
Editar y borrar — puede corregir y eliminar fichas existentes, incluso las que cargó otro.
Personal de Javier — permiso aparte para el tema reservado. Sin esto esas fichas no le llegan al navegador, ni siquiera ocultas: el filtro está en el servidor.
La contraseña que ponés al dar de alta es provisoria: la persona la tiene que cambiar la primera vez que entra, así vos nunca sabés con cuál trabaja.
Hecho para la Secretaría del Rectorado de la UGR · Lo personal del Rector (salud, medicamentos, impuestos, propiedades) va en el tema Personal de Javier, que queda bajo candado: no se lista ni se usa para responder hasta que lo abras a mano, y se vuelve a cerrar solo al recargar. Esta pantalla se abre delante de otra gente.
Copiar a mano
Pasa cuando la página está adentro de otra. El texto está acá abajo y ya quedó seleccionado: apretá Ctrl+C para copiarlo, y después pegalo donde lo necesites.